Job Description

MiTek® is a global provider of building solutions for the residential and commercial construction industries. Utilizing software, services, engineered products, and automated manufacturing equipment, MiTek partners with clients to accelerate their genius and deliver breakthroughs in building.

With a rich 60-year history and a network of 6,500 team members worldwide, MiTek pairs local expertise with global capabilities. As a Berkshire Hathaway (NYSE: BRK-A, NYSE: BRK-B) company since 2001, MiTek has a record of continuous growth and innovation.

Learn more at www.mii.com.

A Brief Overview
Vị trí Trợ lý Hành chính kỹ thuật hỗ trợ trong việc đào tạo và hướng dẫn các thành viên nhóm, đảm nhiệm các công việc hành chính liên quan đến quá trình thực hiện và báo cáo công việc cho khách hàng

Các nhiệm vụ bao gồm tương tác với khách hàng và các thành viên thuộc khối Vận hành được chỉ định; thu thập dữ liệu, lịch trình và tiến độ thực hiện công việc để nhập vào cơ sở dữ liệu, chuẩn bị các báo cáo kết quả công việc cho nội bộ và khách hàng, bảo đảm tính chính xác và kịp thời theo yêu cầu của khách hàng; và các công việc khác tùy theo dự án.

Đóng vai trò kết nối giữa khách hàng và bộ phận dịch vụ kỹ thuật, vị trí này cần thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty thông qua tương tác trực tiếp và trực tuyến. Vị trí này cũng cần có khả năng xử lý tình huống, gương mẫu, chủ động, hỗ trợ Trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm.

The Technical Administration Assistant supports training and guiding the team members performs administrative work in the production process and reporting to customers.

Tasks include interaction with assigned customers and the Operations team members; collect and update to customers in time of production data, schedules, and progress to input information to the database, prepare internal and customers' production reports, ensuring accuracy and timeliness as requested by customers; and other work depending on the project.

Functioning as a liaison between Customers and the Service Team, it is essential for this role to project a professional company image through in-person and online interaction. Problem-solving ability, exemplary behaviors, proactiveness, support Team Leader and other team members.

What You Will Do:

Responsibilities

• Làm việc với các bộ phận nội bộ liên quan cũng như các thành viên nhóm hoặc/và làm việc với khách hàng được giao về các yêu cầu về quy trình thông tin liên quan đến công việc
• Kết hợp các thủ tục và hệ thống hành chính kỹ thuật để đưa ra các cách hợp lý để thực hiện theo các quy trình đã thống nhất. Đảm bảo luồng thông tin và báo cáo thông suốt, đầy đủ để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của MiTek và khách hàng
• Sửa đổi báo cáo, quy trình theo các yêu cầu thay đổi của khách hàng cùng với sự đồng thuận của các bộ phận thuộc khối Vận hành và các bộ phận chức năng liên quan
• Hỗ trợ cho việc phát triển mối quan hệ với khách hàng mới để tối đa hóa việc phát triển kinh doanh cho thành công bền vững lâu dài của MiTek
• Hỗ trợ huấn luyện, hướng dẫn và kiểm tra công việc cho các thành viên trong nhóm để cùng xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và hiệu suất cao cho đội ngũ Hành chính kỹ thuật
• Hỗ trợ Trưởng nhóm hành chính kỹ thuật trong việc lập kế hoạch làm việc với khách hàng mới
• Tiếp tục đóng góp cho sự phát triển của MiTek bằng cách hỗ trợ khách hàng và đảm bảo cung cấp dịch vụ cao cấp nhất cho tất cả khách hàng
• Tham gia vào các dự án hoặc hoạt động cải tiến liên tục của công ty
• Phát triển kỹ năng tiếng Anh vì đó là một phần của việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt
• Các nhiệm vụ khác theo sự phân công

• Work with internal relevant stakeholders as well as team members and/or work with assigned customers on production information process requirements
• Coordinate procedures and technical administrative systems and come up with ways to align with streamline processes. Ensuring a smooth and complete flow of information and production reports to facilitate the business of MiTek and customers
• Modify reports and processes according to customer's changing requirements with agreement with the Operations and related functional departments
• Support in developing relationships with new customers to maximize business development for MiTek's long-term sustainable success
• Support training, guiding and inspect the work of team members to achieve an integrated, staff-oriented, high-performance culture for the Technical Administration team
• Assist Technical Administration Team Leader in planning for new customers
• Continue to grow the MiTek by supporting customers and ensuring the highest service for all customers
• Participating in the company's ongoing improvement projects or activities
• Develop English skills as it's part of providing good customer service
• Other reasonable assigned duties

Qualifications

• Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Trợ lý Hành chính kỹ thuật
• Trình độ tiếng Anh (CEFR) B1 hoặc tương đương
• Thành thạo vi tính văn phòng
• Có khả năng học các phần mềm mới
• Khả năng nhập liệu, đối chiếu, đảm bảo dữ liệu chính xác, quản lý dữ liệu và chú ý đến chi tiết tốt
• Hiểu được tính chất dịch vụ khách hàng nội bộ cũng như khách hàng bên ngoài của công ty.

• University or College degree
• At least 2-year experience in Technical Administration Assistant position
• English level (CEFR) B1 or equivalent
• Office computing skills
• Ability to learn new software programs
• Ability to input, cross-check, ensure the accuracy, manage data, and good at paying attention to detail
• Understanding the philosophy of internal customer service as well as external customers of the company.