Job Description

MiTek® is a global provider of building solutions for the residential and commercial construction industries. Utilizing software, services, engineered products, and automated manufacturing equipment, MiTek partners with clients to accelerate their genius and deliver breakthroughs in building.

With a rich 60-year history and a network of 6,500 team members worldwide, MiTek pairs local expertise with global capabilities. As a Berkshire Hathaway (NYSE: BRK-A, NYSE: BRK-B) company since 2001, MiTek has a record of continuous growth and innovation.

Learn more at www.mii.com.

A Brief Overview
Trợ lý Quan hệ khách hàng và Trải nghiệm nhân viên chịu trách nhiệm tương tác và hỗ trợ khách hàng và nhân viên công ty về các vấn đề liên quan đến quy trình thị thực - hồ sơ xuất nhập cảnh trong các chuyến công tác giữa các quốc gia. Bên cạnh đó, vị trí này hỗ trợ trong các hoạt động gắn kết và nâng cao trải nghiệm của khách hàng và nhân viên công ty. Ứng viên lý tưởng cần có sự nhạy bén, chủ động, tư duy phản biện và khả năng giao tiếp hiệu quả. Bên cạnh đó, tính chính xác, khả năng chịu được áp lực công việc và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết.

The Client Liaison and Employee Experience Assistant is responsible for interacting with and assisting customers and company employees on visa – entry & exit processes during international business trips. In addition, this position assists in engaging activities and enhancing the customers and employees experience. The ideal candidate should have acumen, initiative, critical thinking and effective communication skills. Besides, the accuracy, ability to withstand work pressure and professional working attitude are also essential factors.

What You Will Do:

Responsibilities

• Chịu trách nhiệm thực hiện quy trình xử lý hồ sơ xuất nhập – cảnh và các giấy tờ liên quan cho khách hàng, thành viên tập đoàn MiTek đến MiTek Việt Nam hoặc nhân viên MiTek Việt Nam đi công tác, đào tạo ở nước ngoài
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, xử lý các vấn đề phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm công việc và cập nhật thông tin kịp thời cho các bên liên quan khi có sự cố hoặc thay đổi
• Trao đổi, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng, gia đình khách hàng (nếu có) và nhân viên nước ngoài trong thời gian làm việc tại Việt Nam theo quy định của công ty và theo yêu cầu
• Chuẩn bị các quy trình, thủ tục trước, trong và sau chuyến đi công tác, đào tạo nước ngoài cho nhân viên MiTek Việt Nam: cập nhật lịch trình công tác, hướng dẫn nhân viên các thông tin cần thiết, sắp xếp phương tiện di chuyển, nơi lưu trú, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh, cập nhật phản hồi và tổng hợp báo cáo công tác của nhân viên
• Làm việc với các cơ quan hữu quan và các đơn vị cung cấp dịch vụ (khách sạn, đại lý máy bay, lãnh sự quán, cơ quan công chứng, cơ quan dịch vụ visa, ...) về các thủ tục giấy tờ, hợp đồng và chứng từ thanh toán chi phí theo quy định của công ty
• Thường xuyên cập nhật chính sách, quy định hiện hành về các thủ tục liên quan hồ sơ cấp hộ chiếu, thị thực, thủ tục xuất nhập cảnh các nước
• Bảo mật tuyệt đối các thông tin cá nhân của khách hàng, không được tiết lộ khi chưa có sự cho phép chính thức của công ty
• Hỗ trợ và phối hợp với các thành viên trong nhóm và các bộ phận khác trong việc tổ chức sự kiện, hoạt động của công ty: gặp gỡ nhân viên mới, các chuyến du lịch, sự kiện gắn kết nhân viên v.v.
• Báo cáo, cập nhật cho cấp quản lí về tiến độ công việc và các vấn đề (nếu có) một cách chính xác và kịp thời
• Cập nhật quy trình làm việc, biểu mẫu và đề xuất phương án cải tiến cho Quản lý
• Các nhiệm vụ khác được phân công

• Be responsible for the procedure of entry – exit documents and other related paperwork for customers, members of MiTek cooperation coming to Vietnam or employee oversea training/ business trip
• Follow up the progress of processing documents, handle arising issues within the scope of responsibilities and promptly update information to relevant parties when there are problems or changes
• Communicate, support and take care of customers, customers' families (if any) and foreign employees during their working time in Vietnam according to company procedures and upon request
• Be in charge of the processes and procedures before, during and after the overseas business trip/training trip for MiTek Vietnam employees: update the business schedule, provide necessary information, arrange transportation, accommodation, support to handle arising problems, update feedback and collect employee work reports
• Working with relevant authorities, agencies and service providers (hotels, airticket agents, consulates, notary agencies, visa service agencies, ...) on paperwork, contract processes, and expense payment according to the company’s regulations
• Regularly update current policies and regulations on procedures related to passport, visa, and immigration documents
• Absolutely keep the confidentiality of customer’s personal information, do not disclose without the company’s official permission
• Support and coordinate with team members and other departments in organizing company events and activities: meeting new employees, employee engagement trips, events, etc.
• Report, update accurately and promptly to the Manager on the working process and issues (if any)
• Update working processes, forms and propose improvement initiatives for the Manager
• Other reasonable duties as assigned

Qualifications

• Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng, ngành Quản trị dịch vụ Du lịch, Quản trị Kinh Doanh hoặc các ngành có liên quan
• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan
• Trình độ tiếng Anh (CEFR) B1+ hoặc tương đương
• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
• Kỹ năng quản lý thời gian tốt với khả năng đã được chứng minh về việc đáp ứng thời hạn
• Thái độ làm việc trung thực và cẩn thận
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng
• Hiểu biết sâu sắc về dịch vụ khách hàng bao gồm việc thực hiện các quy định về sự hài lòng của nhân viên.

• University or College degree, major in Tourism Service Management, Business Administration, or related fields
• At least 2-year experience in relevant field
• English level (CEFR) B1+ or equivalent
• Ability to organize and prioritize tasks
• Good time management skills with a proven ability to meet deadlines
• Honest and careful working attitude
• Proficient with Microsoft Office Suite
• Demonstrated internal customer service insights including the implementation of employee satisfaction charters.