Job Description

MiTek® is a global provider of building solutions for the residential and commercial construction industries. Utilizing software, services, engineered products, and automated manufacturing equipment, MiTek partners with clients to accelerate their genius and deliver breakthroughs in building.

With a rich 60-year history and a network of 6,500 team members worldwide, MiTek pairs local expertise with global capabilities. As a Berkshire Hathaway (NYSE: BRK-A, NYSE: BRK-B) company since 2001, MiTek has a record of continuous growth and innovation.

Learn more at www.mii.com.

A Brief Overview
Vai trò Nhân viên điều phối Sự kiện – Hội nghị chịu trách nhiệm công tác hậu cần, lên ý tưởng, điều phối tổ chức các sự kiện, hoạt động gắn kết và nâng cao trải nghiệm của khách hàng và nhân viên công ty. Vì tính chất công việc đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người nên ứng viên lý tưởng cần có sự năng động, sáng tạo, nhạy bén và khả năng giao tiếp hiệu quả. Bên cạnh đó, khả năng tổ chức, chịu được áp lực công việc và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết.

The Meetings & Events Coordinator role is responsible for logistics, ideation, and co-ordinate organization of events, general activities, and projects. Because the nature of the job requires interaction between many people, the ideal candidate needs to have dynamism, creativity, sensitivity, and effective communication skills. Besides, the ability to organize, withstand pressure, and professional working attitude are also essential factors.

What You Will Do:

Responsibilities

• Thực hiện đánh giá, phân tích yêu cầu, quy mô sự kiện từ đó lập kế hoạch chi tiết, ước tính chi phí tổ chức và xin phê duyệt ngân sách
• Triển khai kế hoạch, liên hệ các nhà cung cấp, đơn vị tổ chức và thực hiện quy trình chuẩn bị các sự kiện, hoạt động theo kế hoạch sự kiện của công ty và theo yêu cầu
• Truyền thông, quảng bá các hoạt động, sự kiện trên các phương tiện truyền thông nội bộ theo quy định của công ty
• Hỗ trợ cấp Quản lý trong các công việc liên quan đến tìm kiếm và giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ, ký kết hợp đồng, thủ tục thanh toán
• iểm tra, theo dõi và giám sát công tác tổ chức và quá trình diễn ra sự kiện, hoạt động từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc
• Hỗ trợ nhân viên và các bộ phận liên quan trong quá trình tham gia sự kiện
• Báo cáo tiến độ công việc và tổng hợp kết quả, phản hồi về sự kiện, hoạt động của nhân viên cho cấp quản lý
• Phụ trách khu vực lễ tân: trực điện thoại, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của nhân viên và khách khi đến công ty, giữ khu vực luôn sạch sẽ, gọn gàng
• Hỗ trợ các thành viên trong nhóm trong việc tổ chức sự kiện cũng như các công việc liên quan đến trải nghiệm khách hàng
• Các công việc khác theo sự phân công

• Evaluate, analyze event requirements/scale to make detailed plans, estimate organizational costs and apply for budget approval
• Deploying plans, contacting suppliers, organizers and implementing the process of preparing for events and activities as per the company plan and as required
• Carry out the communication and promoting plan of activities and events on internal media platforms according to the company's regulations
• Assist the Manager in tasks related to searching and dealing with the service providers, signing contracts, payment procedures
• Check, track and monitor the organization and the whole process of events, activities from the beginning to the end
• Support staff and related departments during the event
• Report work progress and summarize results, employee feedback related to the events/activities for the Manager
• In charge of the reception area: answering phones, giving instructions, answering questions of employees and customers when coming to the company, keeping the area clean and tidy
• Support team members in organizing events as well as tasks involving customer experience
• Other reasonable duties as requested

Qualifications

• Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng ngành Quản lý sự kiện, Du lịch hoặc các lĩnh vực liên quan
• Trình độ tiếng Anh (CEFR) B1 hoặc tương đương
• Có kiến thức về lĩnh vực quản lý sự kiện
• Khả năng lên kế hoạch, vận hành, quản lý các sự kiện
• Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về dịch vụ khách hàng, bao gồm việc thực hiện các quy định về sự hài lòng của nhân viên.

• University or College qualification in Event management, tourism, or related fields
• English level (CEFR) B1 or equivalent
• Understanding in event management
• Abilities in planning, operating, and coordinating the events
• Demonstrated customer service insights, including the implementation of employee satisfaction charters.