Job Description

MiTek® is a global provider of building solutions for the residential and commercial construction industries. Utilizing software, services, engineered products, and automated manufacturing equipment, MiTek partners with clients to accelerate their genius and deliver breakthroughs in building.

With a rich 60-year history and a network of 6,500 team members worldwide, MiTek pairs local expertise with global capabilities. As a Berkshire Hathaway (NYSE: BRK-A, NYSE: BRK-B) company since 2001, MiTek has a record of continuous growth and innovation.

Learn more at www.mii.com.

A Brief Overview
Quản lý nhóm Hành chính kỹ thuật chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của nhóm Hành chính kỹ thuật một cách hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng.

Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc bộ phận, Quản lý nhóm Hành chính kỹ thuật phải đảm bảo hiệu quả của quy trình vận hành và cung cấp các dịch vụ hành chính kỹ thuật, đáp ứng kỳ vọng và nhu cầu của công ty, khách hàng, và tiếp tục tăng trưởng, phát triển đội ngũ nhân viên.

Đây là một vị trí có phạm vi chức năng rộng, làm việc với nhiều phòng ban nội bộ khác nhau và các khách hàng bên ngoài, với các nhiệm vụ chính bao gồm:

Giám sát, phân tích, và đề xuất sáng kiến cải thiện hệ thống hành chính kỹ thuật, ứng dụng công nghệ, và giao tiếp

Hỗ trợ Giám đốc bộ phận trong việc hoạch định nguồn nhân lực tối ưu và hiệu quả, thông qua việc xác định và thu hẹp khoảng cách kỹ năng và sự mất cân bằng nguồn lực

Liên lạc và tương tác với tất cả các thành viên trong đội nhóm để đảm bảo cải tiến liên tục

Giao tiếp với tất cả khách hàng và các bên liên quan khác để đạt được chất lượng cao nhất có thể, bao gồm việc phát triển cơ sở khách hàng

Tham gia tuyển dụng, đào tạo và phát triển cá nhân cho nhân viên, bao gồm theo dõi, đo lường và cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên


Technical Administration Manager is responsible for the full effective operations of Technical Administration team, which contributes to the enhancement of the service quality and customer experiences.

Reporting directly to the General Manager, the Technical Administration Manager must ensure efficiency in operational processes and the provision of technical administrative services, meeting the expectations and needs of the company, customers, and continuing to grow and develop the team.

This position has a broad functional scope, working with various internal segments and external clients, with key tasks including:

Overseeing, analyzing, and proposing initiatives to improve the technical administrative system, technology application, and communication.

Assisting the General Manager in the effective and efficient workforce planning through the identification

and rectification of skill gaps and resource level imbalances

Liaising and interacting with all team members to ensure continuous improvement.

Communicating with all customers and other stakeholders to the highest level of quality applicable, including growing our customer base

Participating in recruitment, training, and personal development for employees, including monitoring, measuring, and improving employee performance.

What You Will Do:

Responsibilities

• Quản lý và giám sát hoạt động vận hành hàng ngày của nhóm Hành chính kỹ thuật
• Phối hợp với Giám đốc bộ phận (Khối Vận hành) và các quản lý điều hành khác để phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại thông qua việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng, không ngừng cải tiến quy trình, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Tham gia xây dựng mối quan hệ với các khách hàng mới trên toàn cầu và đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp để tối đa hóa việc phát triển kinh doanh vì sự thành công bền vững lâu dài của MiTek Services Việt Nam.
• Hướng dẫn, cố vấn, và hỗ trợ các Trưởng nhóm để xây dựng văn hóa hội nhập, hướng đến nhân viên và hiệu suất cao cho nhóm Hành chính kỹ thuật, dẫn dắt nhóm đạt được các mục tiêu góp phần vào việc thực hiện chiến lược chung của công ty.
• Liên lạc, hỗ trợ, và đảm bảo cho nhân viên mới và nhân viên hiện tại được cung cấp đầy đủ các chương trình đào tạo và phát triển theo chính sách của công ty.
• Hỗ trợ khách hàng, giải quyết các vấn đề, khiếu nại hoặc thắc mắc của họ một cách hiệu quả trong phạm vi trách nhiệm công việc
• Tham gia với vai trò dẫn dắt trong các dự án cải tiến liên tục của bộ phận và toàn công ty
• Thực hiện các báo cáo, phân tích và trình bày các đề xuất cho Ban Quản lý cấp cao
• Các công việc khác theo sự phân công

• Manage and oversee the daily operations of the Technical Administration team.
• Coordinate with the General Manager (Operations) and other leadership members to develop relationships with current customers by ensuring the quality of services provided, continuously improving processes, and enhancing customer experience.
• Participate in building relationships with new customers globally and ensure appropriate resource allocation to maximize business development for the long-term sustainable success of MiTek Services Vietnam.
• Guide, mentor, and support Team Leaders to build an inclusive, employee-oriented, and high-performance culture for the Technical Administration team, leading the team to achieve goals that contribute to the overall company strategy.
• Liaise, support, and ensure new and current employees are provided comprehensive training and development programs according to the company’s policy.
• Assist customers, effectively resolve customer issues, complaints, or inquiries within the scope of job responsibilities.
• Take a leading role in continuous improvement projects within the segment and companywide.
• Prepare reports, analyze, and present proposals to the Senior Management Team (SMT).
• Other reasonable assigned duties.

Leadership Responsibilities:

• Managers of Individual Contributors (typically Supervisors, Managers, Senior Managers): Responsible for the professional development of team members, play a key role to guide, coach, and provide constructive feedback to support team members to reach their full potential. Create a supportive and inclusive work environment that encourages collaboration, respect for diverse perspectives, and empower team members to excel in their roles.
  
  Leaders of other people managers (typically Directors and Senior Directors): Oversee and optimize team dynamics, lead a high-performing team and ensure the alignment with organizational goals. Cultivate a culture to collaborate, innovate, and continuous improvement. Incorporating strategies for inclusion and diversity to enhance team effectiveness and creativity.
  
  Leaders of functions, groups, departments, etc. (typically Vice President level and above): Shape and execute the organization's vision and strategy, lead by example to foster a culture of excellence, accountability, innovation, and inclusiveness across all levels. Drive organizational growth and effectiveness to develop and implement high-level initiatives that prioritize diversity and inclusion. Collaborate with peers to ensure seamless integration of inclusive strategies, positioning the organization for long-term success.

Qualifications

• 5+ Years kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, ưu tiên đã làm việc trong môi trường đa quốc gia và dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Trình độ tiếng Anh (CEFR) B2 hoặc tương đương
• Hiểu biết sâu sắc về hoạt động của MiTek Services Việt Nam và mối liên quan của công việc đó đối với các khách hàng khác nhau trong ngành.
• Có khả năng sử dụng kỹ năng kỹ thuật để thực hiện các sáng kiến kế hoạch cấp bách và khả năng theo dõi tiến độ, đo lường, và báo cáo kết quả.
• Có nền tảng kiến thức vững chắc về đa dạng các phần mềm được lập trình để hỗ trợ các khách hàng đến từ nhiều nơi trên thế giới.
• Xây dựng một môi trường làm việc tích cực giúp tạo động lực cho nhân viên nỗ lực làm việc hết mình. Tin tưởng vào khả năng của các thành viên trong nhóm nhằm vượt qua thách thức. Nhìn thấy tiềm năng của các thành viên và tận dụng cũng như phát triển các tiềm năng đó nhằm đạt được mục tiêu của nhóm.
• Thúc đẩy sự hợp tác và cam kết trong nhóm để đạt được mục tiêu và kết quả bằng cách lắng nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên trong nhóm cũng như đưa ra phản hồi trung thực và mang tính xây dựng. Khuyến khích trách nhiệm chung trong việc thiết lập mục tiêu, cam kết, thành tích và khi cần thiết, hãy để tất cả thành viên trong nhóm đều tham gia.
• Có khả năng giao tiếp hiệu quả để:
  - Đảm bảo trao đổi thông tin chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo hiệu quả tối đa trong việc cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng.
  - Truyền tải đến ban lãnh đạo các kết quả phân tích bằng những phương pháp khác nhau (biểu đồ, đồ thị, PowerPoint).
• Khả năng xác định và mô tả vấn đề, đưa ra các lựa chọn thay thế và đánh giá được đâu là giải pháp tốt nhất.
• Khả năng nhận diện khách hàng có rủi ro cao phát sinh do quy trình làm việc thiếu hiệu quả hoặc các vấn đề về chất lượng, cùng với khả năng truyền đạt hiệu quả những vấn đề này tới các bên liên quan.
• Thích nghi với sự thay đổi một cách linh hoạt dựa vào việc tích cực lắng nghe và phản hồi các mối quan tâm và hỗ trợ bổ sung thông qua việc giải thích một cách súc tích về các hành động và kỳ vọng trong quá trình thay đổi.
• Thể hiện kỹ năng quản lý nhiều dự án cùng lúc và luôn mang lại kết quả chất lượng cao, đúng thời gian và trong hạn mức ngân sách.
• Khả năng lãnh đạo hiệu quả với kỹ năng tạo động lực và dẫn dắt nhóm.
• Khả năng giao tiếp và quản lý các bên liên quan tốt.
• Kỹ năng quản lý, lập kế hoạch, triển khai công việc hiệu quả.
• Hiểu được tính chất dịch vụ khách hàng nội bộ cũng như khách hàng bên ngoài của công ty.

• 5+ Years experience in related fields, preferably in a multinational and customer services context.
• English level (CEFR) B2 or equivalent
• A deep understanding of the work being done by MiTek Services Vietnam and how it pertains to the various industry customers.
• Capability to utilise this skill in undertaking the necessary planning initiatives and ability to track, measure and report results.
• A strong background knowledge of a range of diverse software developed to support multiple customers across multiple geographies.
• Create a positive work environment where all staff are motivated to do their best. Convey confidence in people’s ability to prevail over challenges. See the potential in others and take opportunities to apply and develop that potential to reach our goals.
• Promote co-operation and commitment within a team to achieve goals and deliverables by listening and responding to team members’ ideas and by giving honest and constructive feedback.
• Encourage joint ownership of goal setting, commitments, and accomplishments and where required, involve everyone on the team.
• Able to communicate effectively to:
  - Ensure strict communications are maintained with other departments to ensure maximum effectiveness of providing good service to the customer.
  - Communicate effectively to transfer the analytical findings to the SMT using a range of methods (graphs, charts, PowerPoint)
• The ability to identify and define a problem, generate alternative options, and evaluate a select the best solution.
• The ability to identify high-risk customers arising from workflow inefficiencies or quality concerns, coupled with the ability to effectively communicate these issues to relevant stakeholders.
• Change management skills that overcome the fear of change through actively listening to & responding to concerns and further support through concise explanations of actions and expectations.
• Demonstrate ability to manage multiple projects simultaneously and consistently deliver high quality results on-time and on-budget.
• Good leadership skills with the ability to motivate and guide teams.
• Strong communication and stakeholder management abilities.
• Management skills, planning skills, work deployment skills.
• Understanding the philosophy of internal customer service as well as external customers of the company.